【愛知県】介護事業のテンダーハート、『HELP YOU』を導入し、月180時間かかっていた事務が4時間に！

オンラインアウトソーシングサービス「HELP YOU（ヘルプユー）」を運営する当社は、2015年よりフルリモート前提で創業し、現在、約500人が日本全国・世界35カ国からオンラインで業務を遂行しています。
このたび、介護・医療事業を運営する株式会社テンダーハート（本社：愛知県あま市、代表取締役西宜宏氏）へHELP YOUサービスをご提供し、バックオフィス体制強化のサポートをさせていただきました。業務マニュアル作成からお任せいただき、コア事業に注力できる安定した事業運営に成功しました。

＜インタビュー詳細＞
【介護・医療】事務の外注で働きやすい職場づくりに注力できた
https://help-you.me/blog/interview-tenderh

・依頼背景や想い（インタビュー記事より一部抜粋）

HELP YOU導入のきっかけ

全従業員数300名弱に対し、バックオフィスの業務を3名で担当しており、担当者の負担が大きいことが課題でした。それぞれの頭の中にある業務を文字にする時間もなく、マニュアルらしいマニュアルも存在しないので、引き継ぎも容易ではありません。

今後も事業拡大をすすめていくにあたり、新しく人を雇うにしても、業務を外部委託するにしても、マニュアル整備は必須です。そこで、業務のマニュアル化もセットで委託したいと思い、HELP YOUにお願いしました。

他のアウトソーシングの会社も数社検討しましたが、各社とオンライン面談をして、最終的に、マニュアル化をうまくすすめてくれそうだと感じたのがHELP YOUでした。

具体的な依頼業務について

今は、訪問割り当て（訪問介護スケジュールに担当する職員を割り当てる作業）、給与計算、請求の業務をお願いしています。当社は介護ソフトを利用しており、最初だけオンラインでソフトの使い方をレクチャーしました。その後は、HELP YOU側で、介護ソフトから必要なデータを取得、専用のExcelに記入してもらう形で、給与計算や請求業務をお任せしています。HELP YOUのスタッフはミスがほとんどなく、私は最終確認するだけですね。

訪問割り当て業務は、施設管理者がExcelで作成した訪問スケジュール表を、毎日介護ソフトに登録する作業をやってもらっています。稼働契約時間は45時間で、業務の比率はだいたい、訪問割り当てが5割、給与計算が3割、請求業務が2割です。

予算が許せば、バックオフィス業務全てを依頼したいくらいです。

HELP YOU導入後の変化

今は、施設管理者がやっていた管理業務もHELP YOUに依頼しているので、現場で職員と話をする時間が大幅に増えました。それが影響しているのかは分かりませんが、離職率も下がっており、とても嬉しい変化を感じています。