オンライン業務のノウハウを紹介する「HELP YOU Tips」特集をスタート

マーケティングや広報などの各チームで実践しているリモートワークのコツをお伝えします

オンラインアウトソーシングサービス「HELP YOU（ヘルプユー）」を運営する当社は、2015年よりフルリモート前提で創業し、現在、約400人が日本全国・世界33カ国からオンラインで業務を遂行しています。「HELP YOU Tips」では、ニット社内のメンバーが実践しているリモートワークのノウハウを部署ごとにお伝えします。第1・2回では、オンライン会議で議論を活性化させる方法や、オンラインチームで成果を出すコツなどを紹介しました。

◆くらしと仕事
https://kurashigoto.me/

◆第1回
https://kurashigoto.me/interview/post-15416/

◆第2回
https://kurashigoto.me/interview/post-15885

「HELP YOU Tips」特集スタートの背景

ニットはコロナ禍以前から培ってきたリモートワークのノウハウを生かし、オンライン環境における他社の業務改善をサポートしています。その取り組みを支えるのは、世界各国・全国各地からリモートで働くフリーランスメンバーです。

ニット社内のマーケティングや広報などの各チームにおいても多くのフリーランスメンバーが活躍しています。そこで、ニット社内ではどのようにオンラインチームを運営しているのか、オンライン環境においてどのように業務を効率化しているのかなどをお伝えするために「HELP YOU Tips」特集を始めました。

「HELP YOU Tips」特集の第1回で紹介した内容

第1回「リモートワークでも次々にアイデアが生まれる企画チームのつくり方【HELP YOU Tips マーケ編】」
https://kurashigoto.me/interview/post-15416/

コロナ禍の影響でリモートワークを導入する企業が増えています。そこで課題としてよく挙がるのが「コミュニケーションの希薄化」です。

社員同士の会話が減ることで成果につながる議論やアイデアが生まれづらくなった、という声も聞きます。

「HELP YOU Tips」特集の第1回では、ニット社内のマーケティングチームにおいて、どのように会話の機会を増やし、良い議論を生み出しているのかを紹介しました。

◆アイデア創出の鍵はオンライン会議での「雑談タイム」
よく「何気ない会話からアイデアが生まれる」といいますが、リモートワークにおいては雑談をしづらいと感じる人もいるでしょう。

そこで、マーケティングチーム内で行っているのが「雑談タイム」です。あえて「雑談しかしない」時間を設けることで、一人ひとりが意見を言いやすい関係をつくることを心がけています。

◆オンライン会議で議論を活性化させる3つの方法
画面越しだと発言をしにくいと感じる人も多く、なかなか議論が活性化しないのが課題です。自由闊達な議論を行うために以下3つのことを大事にしています。

・定期的に情報共有や意見交換の場を設ける
・オンライン会議中には極力ミュート機能（※）を使わない
・常にビデオ機能をオンにしておく

※ Zoomなどのオンライン会議ツールに搭載されている消音機能。ミュート機能をオンにすると、音声が相手に届かなくなります。オンライン会議の参加者ごとにオン・オフが可能です。

◆意見交換を通じて良いアウトプットを生むには
マーケティングチームには、社員とフリーランスメンバーの両方が在籍しています。雇用形態が違うと、意見交換をしづらい雰囲気が生まれがちです。

チームとしての一体感を生み出すために、事業全体の動きを共有するとともに、業務一つひとつの目的やゴールを明確に伝えることを大切にしています。

「HELP YOU Tips」特集の第2回で紹介した内容

第2回「海外在住者、お母さん──多様性のあるオンラインチームで成果を出す鍵とは【HELP YOU Tips：広報編】」
https://kurashigoto.me/interview/post-15885

「HELP YOU Tips」特集の第2回では、海外在住者やお母さんなどの多様なメンバーが集まる広報チームにおいて、どのようにチームとしての生産性を高めているのかを紹介しました。

◆仕事と育児を両立する鍵は「ワークシェアリング」
子どもがまだ小さいうちは、できるだけそばにいてあげたいと思う人も多いでしょう。そうした方々にとってリモートワークは選択肢の一つ。でも、育児と仕事の両立は難しい部分も多く、コツが必要です。

そこで、広報チームではワークシェアリングの考え方を取り入れ、誰かが急に稼働できなくなっても他のメンバーがフォローできる体制をつくっています。

◆時差の壁を乗り越えるための2つの「気遣い」
チーム内に海外在住メンバーがいる場合に、課題となるのが「時差」です。

時差の壁を乗り越えるために、以下の2つを大切にしています。

・海外在住メンバーと日本在住メンバーの稼働時間が被る時間帯には、連携が必要な業務を優先する
・コミュニケーションコストを発生させないために、テキストのやりとりでは「結論から書く」ことを徹底する

◆目的意識の共有が大きな成果につながる
広報チームでは、多様な事情や強みを持ったメンバー同士で連携をしながら、高い目標を追い続けています。

オンラインチームで成果を出すうえでのポイントは3つです。

・それぞれの役割を全うする
・目的と目標を見失わない
・楽しむ

以下のような役割分担で業務を推進しています。

リソースが限られているなかで各々が最大限にパフォーマンスを発揮するには「自分たちがどこへ向かって進んでいるのか」をチームとして意識することが重要です。

オンラインアウトソーシングサービス「HELP YOU（ヘルプユー）」

さまざまなスキルセットを持った優秀なアシスタントチームがあなたの仕事をサポートする業務効率化のサービスです。バックオフィス系の業務（人事、経理、営業事務、資料作成など）をオンラインアウトソーシングとして請け、コア業務に集中できる環境作りに貢献します。
メンバーはアメリカ・フランス・ドイツなど世界33カ国に、東京都、宮城県、大阪府、福岡県など全国各地にいます。

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