オンラインアウトソーシングサービス「HELP YOU（ヘルプユー）」を運営する当社は、2015年にフルリモート前提で創業し、現在、約500人が日本全国・世界35カ国からオンラインで業務を遂行しています。
HELP YOUはこれまでに、テレワークにおけるコミュニケーション向上に積極的に取り組んでまいりました。このたび令和5年4月5日（水）には、ourly株式会社（本社：東京都品川区）主催の「『テレワーク先駆者百選』認定企業と語る　オンラインコミュニケーションのコツ」に登壇しました。当日は、『テキストコミュニケーション力の基礎　誤解なくニュアンスまで伝わる77のルール』の著者であるHELP YOU小澤が登壇し、テレワークが普及した今知りたい、コミュニケーションTipsをディスカッション形式でお届けしました。

・セミナーについて

▼開催概要

「テレワーク先駆者百選」認定企業と語る オンラインコミュニケーションのコツ

◆開催日時：2023年4月5日（水）13:00~14:00◆集合場所：zoomウェビナー
◆参加費：無料
◆参加資格：どなたでもご参加いただけます

▼開催趣旨
近年テレワークの普及に伴って、多くの方がオンライン上でのコミュニケーションに苦戦しているのではないでしょうか。テキストを用いたやり取りは相手の感情や表情が見えにくく、伝えたいことを思い通りに伝えられないことも少なくありません。

テレワークには便利な部分が多くありつつも、コミュニケーションが円滑にとれないことで離職の増加やエンゲージメントの低下につながってしまいます。

そこで今回はそんなお悩みにお応えするため、『テキストコミュニケーション力の基礎 誤解なくニュアンスまで伝わる77のルール』の著者であるHELP YOU 小澤美佳が登壇。

テレワークが普及した今だからこそ知りたい、テキストコミュニケーション方法をプロにお聞きし、オンライン上でも怖くないコミュニケーションTipsをディスカッション形式でお届けしました。

・当日の様子

◆参加者の皆さまへアンケート
セミナー冒頭に参加者に向けて投票を実施。参加者の悩みはどんなものが多いのか集計しました。

テキストコミュニケーションのどこに不安を感じますか？（複数回答可）

・相手の顔が見えない：20％ ・手間がかかる：20％ ・ニュアンスが伝えにくい/読みにくい：80％ ・冗長になってしまう：20％ ・コミュニケーションを怠ってしまう：30％ ・返信が来るまで時間がかかる：30％ ・確認漏れなど、何かしらの漏れが生じる：20％

 ◆「オンラインコミュニケーションについて」パネルディスカッション
ourly株式会社の飯野氏とHELP YOUの小澤が、パネルディスカッション形式で、オンラインコミュニケーションにおいての心がけることや、コツをお伝えしました。

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 オンラインコミュニケーションとは
コミュニケーションのうち、オンラインでできるのは①「Zoomなどの動画で話す」②「電話」③「テキスト」です。そのうち、業務で使用するものとして多いのは①「Zoomなどの動画で話す」と③「テキスト」でしょう。これらのツールをどのような場面で使うべきなのか、その設計が大切です。

テキストだけのやり取りでは不安なこともあるでしょう。そうならないために、最初に30分だけでもいいので、ビデオチャットや対面などで、1on1で話す機会を設けておくことで、その後のテキストコミュニケーションがスムーズになります。

オンラインコミュニケーションをする上で心がけること
オンラインでは、自分が思っているよりも相手のことを思いやることが大切です。

オンラインでも心のつながりを感じられるようにするためには、メンバーとの同期の時間を作ることが大切です。特に新人の場合には、この同期時間こそが重要なので、頻度を高めたりする工夫が必要です。

対面で会話をするときと違い、オンラインでは「業務の会話」ばかりが増えていき、「ちょっとした雑談」などはなくなりがちです。そうなると、心理的安全性を確保しづらくなります。そうならないために、業務に支障をきたさない程度に「雑談」を意識的に入れていくことで、ちょっとした相談事がしやすい風土・環境を作ることができます。

▼参加者からの質問と回答

Q：メッセージを送る前に「これで伝わるだろうか？」と確認するようにしてますが、そこを意識しすぎるがあまりコミュニケーションに時間がかかってしまうなと感じています。そのあたりで何かアドバイスあればいただきたいです。

A：「ちょっと聞いてみいいですか？」など速さを重視して、「分からなければ聞いてください！」など枕詞を意識すると良いと思います。

 
◆「テキストコミュニケーションについて」パネルディスカッション

テレワークの普及によりテキストコミュニケーションの機会が増えました。顔が見えない中でのコミュニケーションで大切なことは、上司は部下を信じテキストでモチベーションを上げる発信をしていくことがより重要になっています。
「褒めること」「ちゃんと見ているよ」ということを上司がテキストで伝えられるかが、円滑なコミュニケーションとマネジメントを行う上で重要です。また、部下も物おじせずに発信していく力が求められています。

▼参加者からの質問と回答

Q：オンラインやテキストのコミュニケーション力を上げるためにはまず何を意識すればいいと思いますか？

A：相手の状況をとらえながら、どんな伝え方が良いかな？と相手の気持ちと状況を慮ることが重要です。

Q：オフラインだと違和感なくコミュニケーションできるが、テキストになると急に距離を感じる人がいます。そういう場合はその人に何かを変えてもらうよりも自分のなかで「テキストだとコミュニケーションしにくい人」と認識したうえでコミュニケーション取るのがいいのでしょうか？

A：本人が変わるのは難しいかも知れないですが、できれば言ってあげた方がいいと思います。ご本人自身、自分で違和感を感じることが難しいので、伝えてあげることも大事でしょう。 Zoomの方がいいな～という人がいれば意図的にテキストコミュニケーションから口頭でのコミュニケーションに変更してみたりするのもいいですね。自分の働きやすい環境を作っていきましょう。

 
◆「テキストコミュニケーションのTips」パネルディスカッション

 「テキストコミュニケーションのTips」では、参加者からの質問に回答していきました。

Q：従業員の方のコミュニケーション能力を向上させるために、HELP YOUさんで取り組んでいることはありますか。

A：テキストコミュニケーション講座を社内で行っており、コロナ禍をきっかけに、企業様にも提供させていただく機会も増えました。 ただ、学んですぐにできるようになることはなく、日々の業務で使っていく必要があるので、みんなで一緒に工夫したり教えたりしながらやっています。

Q：小澤さんはテキストコミュニケーションにおいて、自分が負の感情になった際にどのように対処していますか？

A：テキストで負の議論はしないことにしています。テキストでけんか腰になると悪くなる一方なので、「明日話しましょう！」などと会議に持っていきます。案外、直接話したら相手もそこまで怒っていなかったという感じの時も多いです。

Q：最近入社した新卒に身に付けてもらうべき・教えるべきテキストコミュニケーション力はありますか？入社したばかりで会社理解がない中でうまくコミュニケーションをとる方法を知りたいです。

A：フォーマット、コミュニケーションの方法の2つが重要です。 パターンを伝えてあげて、数か月実践して身につけていくのが良いと思います。大切なのは、書いてもらったものに対してフィードバックをしっかりとしてあげることです。 また、特にオンラインでは新人はちょっとした相談がしにくいので、毎朝5分話すなど、話せる環境を作っていくことで、ちょっとした相談ができる人に育ててあげることが重要だと思います。 その方が圧倒的に立ち上がりが早いですし、その後、その新人も誰かに同じように教えてくれるでしょう。

Ｑ：テキストで伝える内容とテキストだと伝わりにくそうだから少し時間をもらって直接伝える内容の判断基準が難しいと感じますがその辺りで何かアドバイスあればいただきたいです。

A：どちらがやりやすいのかで方法を決めると良いと思います。 テキストはエビデンスが残るのがメリットではありますが、ニュアンスが伝わりやすいのは会議でしょう。また、やる気を出したいときは直接話してみることも大事だと思います。

・登壇者

HELP YOU 広報・小澤 美佳
2008年に株式会社リクルート入社。
中途採用領域の代理店営業、営業マネージャーを経て、リクナビ副編集長として数多くの大学で、キャリア・就職支援の講演を実施。
採用、評価、育成、組織風土醸成など幅広くHR業務に従事。
2018年、中米ベリーズへ移住し、現地で観光業の会社を起業。
2019年、「HELP YOU」で営業・人事を経験後、広報部署の立ち上げ。
メディアアプローチ、SNS、各機関からの表彰などの成果を実現しながら、インナーコミュニケーションの設計・運営にも携わる。
メンバー500名がリモートワークで働くHELP YOUでは「働く」を通じて幸せになれる組織運営を目指しており、本書のテーマである「テキストでのコミュニケーション力」に定評がある。
現在、広報ノウハウを発信する傍ら、オンラインでのセミナー講師やイベントのファシリテーターなども務める。Twitter(@mica823)のフォロワー数は3.8万人(2023年2月3日 現在)。
 

ourly株式会社 執行役員/CMO・飯野 希 氏
新卒で大手メーカーに入社。ユーザビリティエンジニアとして、HCDの啓蒙活動を行う。
ビットエー入社後は、AI特化型webメディア『Ledge.ai』の立ち上げや、AI開発部隊の立ち上げを行い、その部隊をレッジとして子会社化。執行役員に就任し、事業を推進。
2020年7月からビットエーのourly事業部へ転籍。 webメディア運用のノウハウと、データを元とした組織改善が強み。

・参考：「チャットやメールだと言葉足らずで誤解を招く」リモートワーク時代の悩みを解決する書籍を全国書店で発売開始！

・オンラインアウトソーシングサービス「HELP YOU（ヘルプユー）」

さまざまなスキルセットを持った優秀なアシスタントチームがあなたの仕事をサポートする業務効率化のサービスです。バックオフィス系の業務（人事、経理、営業事務、資料作成など）をオンラインアウトソーシングとして請け、コア業務に集中できる環境作りに貢献します。
メンバーはアメリカ・フランス・ドイツなど世界35カ国に、東京都、宮城県、大阪府、福岡県など全国各地にいます。

HELP YOUサービスサイト：https://help-you.me/
HELP YOU採用サイト：https://va.help-you.me/

＜本件に関するお問い合わせ＞
株式会社ニット
広報担当：小澤/中野
電話番号：050-5212-5574
メールアドレス：pr@knit-inc.com