『NewsPicks Learning』に登壇！組織を活性化させるテキストコミュニケーションを伝授

オンラインアウトソーシングサービス「HELP YOU（ヘルプユー）」を運営する当社は、2015年にフルリモート前提で創業し、現在、約500人が日本全国・世界35カ国からオンラインで業務を遂行しています。
このたび、最先端のビジネス知識を学べる動画学習プラットフォーム『NewsPicks Learning』に、HELP YOU広報の小澤美佳が登壇しました。円滑に仕事を進めるためには、どのようにコミュニケ―ションをとればいいのか？創業以来フルリモートで事業運営をする中で培ってきたテキストコミュニケーションのノウハウを、具体的な事例を交えながらわかりやすく解説しています。

・動画について

▼概要

テキストコミュニケーションの技術

◆配信場所：NewsPicks Learning「New Study」

https://newspicks.com/academia/moocs/342

▼趣旨

SlackやTeamsなどのチャットツールを使用した社内コミュニケーションの中で、トラブルや意思疎通の問題が生じた経験はありませんか。

業務を円滑に進めるために、どのようなコミュニケーションが効果的なのか、HELP YOU広報の小澤美佳が解説します。具体的な事例をもとに、テキストコミュニケーションのノウハウを学びましょう。

▼構成

Episode 1：テキストでのコミュニケーションをする上で、気をつけなければいけない“3つの厳禁”とは

Episode 2：上司と部下など、1対1のテキストコミュニケーションで心がけるべきことについて解説する

Episode 3：部署やチーム内など、複数の人とコミュニケーションをとる際の文章の作り方について解説する

Episode 4：SNSやHPなど、不特定多数の人にテキストで情報発信をする際のポイントとは

・内容を一部ご紹介

テキストコミュニケーション力アップで生産性もアップ！

働き方が多様化しているしている時代、テキストでのコミュニケーションが重要になっています。チャットなどのテキストコミュニケーションのスキルを上げることで、生産性アップを目指すことができます。

テキストは万能ではない

ただ、テキストは万能ではありません。テキストだけでのコミュニケーションでは、対面、テレビ会議などと比べると、伝わる情報がかなり絞られるため、意図と反する認識をされてしまったり、思うように意思疎通が取れないことがあります。

緊急の連絡はテキストではしない

テキストコミュニケーションを上手く使うためには、やってはいけないことを理解することも重要です。

1つ目は、「緊急の依頼はチャットではしない」という点。お客様とのトラブルが発生している時に、チャットで上司に報告をしても、上司がチャットを確認するのは、翌日になってしまう可能性もあります。何か緊急で依頼をする際には、電話など、すぐにやり取りのできる緊急連絡先を用意しておくことが適切です。

議論が3ラリー以上続くならテレビ電話に切り替える

2つ目は、「テキストで議論はしない」。テキストだけで討論をしてしまうと、収拾がつかなくなる可能性も出てきたり、意図と異なる形で伝わってしまい、関係性が悪くなってしまう可能性もあります。3ラリー以上の会話になりそうなときは、ビデオ通話など他のツールに切り替えて話すことが効果的です。テキストよりもスムーズに、効率的に話を進めることができます。

ネガティブな情報はみんなの前で伝えない

3つ目は、「指摘などネガティブな情報はみんなのいるチャットでしない」という点です。チャットの部屋は、オフィス空間と同じです。みんなのいるチャットで叱られるのは、オフィスでみんなの前で叱られるのと同じで、本人を必要以上に落ち込ませてしまったり、やる気を阻害してしまう要因にもなるため注意が必要です。

指摘する時は「かも」の法則

テキストでの注意点のほかにも、効果的なテキストコミュニケーションのTipsを伝えていきました。

1つ目は、断言せずに、あえて「かも」をつける点。誤っている部分を断言して指摘するのではなく、「間違っているかも」のように少しマイルドに伝えてあげることで、相手も気持ちよく指摘を受け止めてくれるはずです。

指摘する時ほど「褒めてから」

2つ目は、「まずは褒めてから指摘する」という点。指摘だけのテキストを送ると、相手のやる気を損ねたり、関係性を悪くしてしまう可能性があります。指摘をする時ほど、相手のいいところを探して、まずは褒めて、その後に指摘することで、相手のやる気も上げ、生産性も上げていくことができます。

大事なのは相手との関係性

相手との関係性によって適切なテキストコミュニケーションを判断していくことが重要です。

これらのTipsが知りたい方は、創業当初よりフルリモートで事業運営を行っている当社で培ったテキストコミュニケーションノウハウの77個のルールをまとめた書籍を販売しています。円滑なコミュニケーションで仕事の成果を上げたい方は、ぜひお手に取ってご覧いただけますと幸いです。

参考：「チャットやメールだと言葉足らずで誤解を招く」リモートワーク時代の悩みを解決する書籍を全国書店で発売開始！
https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000490.000059127.html

・講師紹介

株式会社ニット広報・株式会社令和PR代表 / 小澤美佳
2008年に（株）リクルートへ入社。中途採用領域の代理店営業、営業マネージャーを経て、リクナビ副編集長として数多くの大学で、キャリア・就職支援の講演を実施。採用、評価、育成、組織風土醸成など幅広くHR業務に従事。2018年、中米ベリーズへ移住し、現地で観光業の会社を起業。2019年、（株）ニットに入社し、営業・人事を経験後、広報部署の立ち上げ。2021年はテレワーク先駆者百選の総務大臣賞やTOKYOテレワークアワードなど数々の受賞を実現。立ち上げ2年でメディア露出数1004件にのぼる。Twitter（@mica823）のフォロワー数は3.9万人。HRや広報ノウハウを発信中！